ইন্টিগ্রেটেড হল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার’ : রুয়েটের আবাসিক হল ব্যবস্থাপনায় যুগান্তকারী পরির্তন

শিক্ষার্থীদের সুবিধার্থে এবং আবাসিক হল ব্যবস্থাপনায় স্বচ্ছতা আনতে ‘ইন্টিগ্রেটেড হল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার’ চালু করলো রাজশাহী প্রকৌশল ও প্রযুক্তি বিশ্ববিদ্যালয় (রুয়েট)। সোমবার (৩১ আগস্ট) দুপুরে রুয়েটের উপাচার্য অধ্যাপক ড. এস এস আব্দুর রাজ্জাক এই ওয়েববেইজ ইন্টিগ্রেটেড অটোমেশন সিস্টেমটির উদ্বোধন করেন। এসময় উপস্থিত ছিলেন উপ-উপাচার্য অধ্যাপক ড. মো. আখতার হোসেন সহ বিভিন্ন অনুষদের ডিন ও শিক্ষক-শিক্ষার্থীবৃন্দ।

রাজশাহী প্রকৌশল ও প্রযুক্তি বিশ্ববিদ্যালয়ের (রুয়েট) আবাসিক হলগুলোর সার্বিক কার্যক্রম সম্পূর্ণ ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মে আওতায় নিয়ে আনতে একটি ‘ইন্টিগ্রেটেড হল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার’ তৈরি করা হয়েছে। এর মাধ্যমে হলের প্রচলিত ম্যানুয়াল ও কাগুজে প্রক্রিয়ার অবসান ঘটবে এবং পুরো ব্যবস্থাটি বিশ্ববিদ্যালয়ের বিদ্যমান একাডেমিক রেজিস্ট্রেশন সিস্টেমের সাথে যুক্ত থাকবে। 

বর্তমানে রুয়েটের হলগুলোতে ফি আদায়, বকেয়া ছাড়পত্র, ডাইনিং কুপন বিতরণ, সম্পদের হিসাব রাখা এবং কর্মচারীদের বেতন দেওয়ার মতো কাজগুলো মূলত ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে করা হয়। এর ফলে শিক্ষার্থী ও হল কর্মচারীদের সশরীরে কাউন্টারে উপস্থিত থাকতে হয় এবং হল পর্যায়ে প্রচুর নগদ অর্থ লেনদেন হয়। এছাড়া প্রভোস্ট ও বিশ্ববিদ্যালয় প্রশাসনের জন্য হলের আর্থিক ও সম্পদের রিয়েল-টাইম সমন্বিত তথ্য পাওয়া বেশ কঠিন হয়ে দাঁড়ায়। এই সমস্যাগুলো দূর করতেই নতুন এই ডিজিটাল উদ্যোগ নেওয়া হয়েছে। প্রস্তাবিত সফটওয়্যারটির প্রধান বৈশিষ্ট্য ও মডিউলগুলোর মধ্যে রয়েছে- 

অনলাইন ফি প্রদান : শিক্ষার্থীরা কোনো কাউন্টারে বা ব্যাংকে না গিয়েই নির্ধারিত স্টুডেন্ট পোর্টালের মাধ্যমে হলের ফি, সিট ভাড়া, ডাইনিং চার্জ এবং রেজিস্ট্রেশন ফি প্রদান করতে পারবেন। বিকাশ, নগদ, রকেটের মতো মোবাইল আর্থিক সেবা, ডেবিট বা ক্রেডিট কার্ড এবং ইন্টারনেট ব্যাংকিংয়ের মাধ্যমে এই পেমেন্ট করা যাবে। পেমেন্টের পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হওয়া ডিজিটাল মানি রিসিট সংগ্রহ করতে পারবেন। 

কোর্স রেজিস্ট্রেশনের সাথে বকেয়া ছাড়পত্রের সংযুক্তি : হলের বকেয়া পরিশোধ না করলে কোনো শিক্ষার্থী কোর্স রেজিস্ট্রেশন করতে পারবেন না। কোর্স রেজিস্ট্রেশন মডিউলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বকেয়ার বিষয়টি যাচাই করবে এবং বকেয়া থাকলে তা পরিশোধের ডিরেক্ট লিংক প্রদর্শন করবে। তবে প্রকৃত অসুবিধার ক্ষেত্রে প্রভোস্টরা শর্তসাপেক্ষে সময়সীমা বাড়াতে পারবেন।  

ডিজিটাল ফুড টোকেন : ম্যানুয়াল কাগুজে কুপনের সম্পূর্ণ অবসান ঘটিয়ে নিরাপদ কিউআর (QR) কোড বা ডাইনামিক ডিজিটাল টোকেন সিস্টেম চালু হবে। ডাইনিংয়ে ডিভাইস বা অ্যাপের মাধ্যমে স্ক্যান করে টোকেন যাচাই করা হবে, যা পুনরায় ব্যবহার, নকল বা হস্তান্তর করা যাবে না। এর ফলে ডাইনিংয়ের রাজস্ব ফাঁকি রোধ হবে এবং খাবারের অপচয় কমবে।  

প্রভোস্ট ড্যাশবোর্ড ও সম্পদ ব্যবস্থাপনা: হলের আসবাবপত্র, ইলেকট্রনিক সরঞ্জাম, জেনারেটর, পানির পাম্পসহ সমস্ত সম্পদের লাইভ ডিজিটাল ইনভেন্টরি থাকবে এই সিস্টেমে। প্রভোস্টবৃন্দ যেকোনো ডিভাইস থেকে হলের সম্পদের অবস্থা দেখতে পারবেন এবং রক্ষণাবেক্ষণের জন্য অনলাইনে সেবা গ্রহণের আবেদন (Service request) ট্র্যাক করতে পারবেন।  

স্বয়ংক্রিয় বেতন ব্যবস্থা : স্থায়ী, চুক্তিভিত্তিক ও দৈনিক ভিত্তিক সব হল কর্মচারীদের হাজিরা, ছুটি এবং বেতন প্রস্তুতের কাজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে হবে। বেতন বিল ও পে-স্লিপ তৈরি থেকে শুরু করে ব্যাংকের মাধ্যমে সরাসরি বেতন প্রদানের ব্যবস্থা থাকবে এই মডিউলে।  

এছাড়াও সফটওয়্যারটিতে মেধা বা মানদণ্ডভিত্তিক সিট বরাদ্দ, শিক্ষার্থীদের কমপ্লিট প্রোফাইল, মোবাইল নোটিফিকেশনসহ ডিজিটাল নোটিশ বোর্ড এবং অভিযোগ ট্র্যাকিংয়ের সুবিধাও থাকবে। প্রস্তাবিত এই উদ্যোগটি বাস্তবায়িত হলে রুয়েট প্রশাসনে আর্থিক স্বচ্ছতা আসবে, নিরীক্ষা প্রক্রিয়া (Audit) সহজ হবে এবং হল পর্যায়ে নগদ অর্থ লেনদেনের ঝুঁকি শূন্যের কোঠায় নেমে আসবে। অন্যদিকে শিক্ষার্থীরা যেকোনো স্থান থেকে যেকোনো সময় ফি প্রদান করতে পারবেন এবং কাউন্টারে লাইনে দাঁড়ানোর দীর্ঘদিনের ভোগান্তি থেকে মুক্তি পাবেন।